Lorsque l’on travaille en indépendant (raison individuelle) la comptabilité est étroitement liée à la déclaration d’impôt. Comment faire sa comptabilité correctement? Qu’est-ce qu’il faut absolument savoir? Vous trouvez ici des infos, la transcription du podcast et des liens utiles.
Dès que vous cochez dans VaudTax la case indépendant, certains champs de la déclaration d’impôt changent: c’est parce que tout passe par la comptabilité. Fini les déductions pour les trajets ou les repas hors domicile qui se déduisent au salaire. Maintenant tout, mais tout passe par la comptabilité. C’est une excellente raison pour la faire correctement et surtout prendre quelques bonnes habitudes pour que l’étape comptabilité se passe plus facilement.
La première année, j’ai choisi de travailler avec une fiduciaire qui m’a aidée pour ma comptabilité et ma déclaration d’impôt. Cette décision m’a permis d’avoir l’esprit tranquille dans le sens où je pensais que ma déclaration d’impôt était correcte (et la première année il y a bien assez de choses à gérer). Maintenant je fais tout moi-même. J’ai posé beaucoup de questions très précises au personnel de l’administration des impôts du canton de Vaud. J’ai toujours eu affaire à des gens sympathiques qui m’ont très bien renseignée. Par exemple, une de mes questions: est-ce qu’un compte revolut cela compte comme du cash car c’est un portefeuille numérique ou est-ce que ça compte comme un compte en banque. Si vous vous posez aussi la question: ça compte comme un compte en banque.
Au niveau de la comptabilité, mon coiffeur m’a donné le meilleur conseil: il faut immédiatement ouvrir un compte en banque pour l’entreprise sur lequel on fait passer toutes les dépenses et les recettes de l’entreprise. Je me verse un salaire mensuel pour mes dépenses privées qui passent par mon compte privé. C’est immensément plus facile, si à l afin de l’année on a les dépenses entreprises et les dépenses personnelles séparées. A l’UBS, il suffit de prendre rendez-vous pour ouvrir un compte entreprise pour une raison individuelle. Il n’y avait pas besoin de papier. Le nom de la raison individuelle est lié au nom de la personne. Pour moi, c’est ‘Isaline Muelhauser Pilea.ch’ mais j’aurais aussi pu choisir ‘Muelhauser SEO’, ‘Muelhauser Peinture’ ou ‘Muelhauser Coiffure’ selon mon activité.
Dans cet épisode, je discute:
- les logiciels comptables pour et contre: est-ce qu’un version gratuite est utile? est-ce qu’il faut choisir une version payante? Quelle(s) différence(s) pour une entreprise qui a un inventaire de produit vs une entreprise de services?
- pourquoi est-ce que l’option GoogleSheet (Excel) est ma favorite?
- comment gérer ses frais? C’est quoi un frais? Pourquoi les amendes de parking ne passent pas sur la comptabilité.
Comme habituellement, je profite de cet article de blog pour vous rappeler le site web de la Confédération qui liste les avantages et les inconvénients d’une raison individuelle et il y a aussi une page qui vous explique comment fonder l’entreprise: Entreprise individuelle: pour se lancer en solo. Je vous encourage fortement à lire les informations que vous trouvez sur le site web de la Confédération: elles sont absolument fiables et complètes. C’est vrai que le langage n’est pas toujours très sympa à lire (ça reste formel et pas hyper accessible) mais tous les autres site web qui sont visibles sur Google ne sont que des copies de ce que vous pourrez trouver sur le site de la Confédération (et sur certains sites j’ai vu des erreurs alors fiez-vous à la Confédération).
Le Podcast Je me mets à mon compte en Suisse Romande-en bref
Le Podcast je me mets à mon compte en Suisse Romande est le seul podcast qui vous parle en 12 courts épisodes des étapes incontournables pour vous mettre à votre compte en Suisse romande. J’ai fait ce podcast parce qu’on me pose beaucoup de question sur la vie à son compte. Beaucoup de gens ont envie de se lancer, mais les informations fiables sont parfois difficiles à trouver. Avec ce podcast, j’espère vous donner des informations fiables et vous donner l’élan de vous lancer.
Les 12 épisodes du podcast Je me mets à mon compte en Suisse Romande sont disponibles sur toutes les plateformes de podcasts et pour vous qui préférez lire, vous trouverez les transcriptions des podcasts sur pilea.ch (ici même).
Commencez par le premier épisode qui vous explique à quoi vous pouvez vous attendre en écoutant ce podcast: Nouveau Podcast: De Quoi Ça Parle?
Retrouvez tous les épisodes et les transcripts à lire (dans chaque article de blog, j’ai ajouté tout un tas de lien utiles vers des ressources supplémentaires): Le podcast Indépendance Day – Je me mets à mon compte en Suisse Romande.
#7 La comptabilité
Transcription de l’épisode
Vous vous mettez à votre compte et vous êtes basé en Suisse romande. Ce podcast est pour vous Bienvenue bonjour ici is Isaline Muelhauser et voici le podcast Je me mets à mon compte en Suisse romande. C’est un podcast qui vous parle de tout ce que vous devez savoir. Enfin des étapes incontournables en douze courts épisodes pour vous mettre à votre compte en réseau individuel.
De mon côté, je suis à mon compte depuis quatre ans et dans ces épisodes, je reviens sur les choses qui m’ont aidé. En parlant des points principaux dans cet épisode, je voudrais vous parler de la comptabilité, la comptabilité de votre entreprise, c’est absolument essentiel. c’est hyper important et ça vaut vraiment la peine d’y penser.
Les premières choses auxquelles vous allez devoir réfléchir, c’est dans la comptabilité. Vous avez la solution de soit prendre une feuille Excel ou une Google et d’organiser vous-même votre comptabilité ou vous avez la possibilité de prendre un logiciel comptable. Ça peut être un logiciel payant ou un logiciel gratuit.
La difficulté d’une comptabilité dépend du nombre et du types de transactions. Ce qui rentre dans votre comptabilité, c’est toutes les transactions qui sortent de votre compte et toutes les transactions qui rentrent dans votre compte. J’ai un coiffeur absolument génial qui exerce aussi comme une raison individuelle. Il m’a donné un des meilleurs conseils qui m’a servi. Il m’a dit d’ouvrir un compte en banque pour mon entreprise et ça, vraiment, ça m’a beaucoup facilité la vie pour ma comptabilité. Parce que si vous ouvrez un compte séparé pour votre entreprise et que vous avez un compte séparé pour vos dépenses personnelles, vous pouvez simplement exporter les données de votre banque pour avoir toutes les transactions qui correspondent à votre entreprise.
Et ça, ça facilite énormément. la planification financière et tout cet aspect comptabilité, parce que c’est vraiment clair l’argent de ce compte. elle appartient à l’entreprise et les transactions qui sortent sont des frais de l’entreprise que vous devez organiser. Donc les frais de l’entreprise, ça va.
Vous devez en fait dans le travail à faire. Les frais, c’est il faut passer les écritures. En gros, chaque fois que vous payez quelque chose qui va servir à votre activité professionnelle, c’est un frais de l’entreprise. A l’inverse, chaque fois que vous facturez quelque chose au nom de votre entreprise, c’est une rentrée d’argent, donc ça fait partie de votre revenu.
De mon côté, j’exerce une activité où je vends du service, je vends pas des objets, je vends pas non plus. Je ne suis pas boulangère, je n’achète pas de matériel pour pouvoir le vendre plus tard, comme le ferait aussi un site e-commerce. Cela signifie que je n’ai pas d’inventaire de marchandise.
Ce qui signifie que toute mes transactions, c’est des transactions de frais, de choses que j’achète pour mon entreprise et des transactions d’argent qui rentre, qui sont ma clientèle qui paye mes factures.
Cela m’a aidé d’être vraiment très rigoureuse sur quand est-ce que je paye quelque chose qui est pour mon entreprise. C’est-à-dire que j’ai un salaire mensuel pour mes dépenses personnelles qui sort en une fois de mon compte professionnel à mon compte privé. Je n’utilise pas mon compte professionnel pour payer des dépenses privées.
C’est vraiment quelque chose d’important: être claire, qu’est ce qui est par rapport à l’entreprise? qui passe sur la comptabilité et qu’est ce qui ne l’est pas? Par exemple, quelque chose qui, au début, mettait beaucoup de désordre dans ma comptabilité, c’était les transports publics parce que bien entendu j’utilise une application pour acheter mes tickets de bus et mes tickets de train.
J’ai un compte à mon nom pour cette application, je n’ai pas de compte entreprise. Je ne peux pas choisir une autre personne comme quand on a 2 comptes sur son application. Parfois je prends les transports publics pour des raisons privées qui ne sont pas dans mes frais entreprises.
Ce qui m’a beaucoup aidé, c’est simplement d’avoir pour mes trajets privés moyen de paiement lié à mon compte privé et un moyen de paiement lié à mon compte professionnel pour mes trajets d’entreprise. Autrement dit, si je me rends chez une entreprise pour laquelle je travaille ou à une conférence, je vais choisir le moyen de paiement qui se rapporte à l’entreprise. Si je fais un trajet pour voir ma famille ou le week-end pour faire une sortie, je vais choisir le moyen de paiement qui se rapporte à mon compte privé.
Il y a des petites astuces qui permettent de faciliter la comptabilité. Pour mon entreprise j’ai beaucoup d’abonnements à des logiciels. En tant que spécialiste des SEO, j’utilise par exemple un logiciel pour regarder des données (Ahrefs). J’utilise des logiciels qui me permettent d’exercer mon activité pour lesquels je souscris à des abonnements qui ne sont pas en francs suisses parce que ce sont des entreprises qui sont situées dans un autre pays. Pour toutes ces transactions qui ne sont pas des francs suisses, j’ai un compte Wise qui a un compte entreprise qui me permet d’économiser grandement sur les frais bancaires.
Ce compte Wise en plusieurs monnaies, c’est vraiment un hack. Et là je remercie évidemment Monito.com qui m’a donné toutes ces informations. Je vous recommande pour tous les frais d’entreprise qui sont dans des monnaies étrangères, réfléchissez pour éviter de payer trop de frais bancaires.
J’ai décidé de ne pas utiliser un logiciel comptable parce qu’une fois qu’on commence à utiliser un logiciel comptable on est en quelque sorte ‘bloquée’. On ne peut pas changer de logiciel comptable parce qu’on a toutes nos données dedans. N’ayant pas d’inventaire, dans les logiciels comptables, il y avait beaucoup de fonctionnalités qui ne m’étaient pas du tout utile parce que finalement, j’ai des frais qui partent sur des cartes de crédit d’abonnement, occasionnellement, des ticket de bus ou quand j’achète un ordinateur et des factures qui rentrent.
C’est une comptabilité extrêmement simple en terme comptable, il y a des rentrées, des sorties, mais il y a pas des inventaires, comme des choses que j’achète, que je revends par exemple. De mon point de vue, une Google, donc une feuille Excel, ça m’a totalement suffi. Par contre, pour faire absolument correctement la première année, j’ai travaillé avec une fiduciaire qui m’a aidée à comprendre qu’est ce qui est un crédit et qu’est ce qui est un débit pour organiser les choses dans les bonnes colonnes.
Globalement, ce qui est essentiel, c’est de garder tous vos tickets. Tous mes tickets je les prends en photo et j’en fais un album sur Google photo et du coup j’ai un album comptabilité de tous mes tickets pour l’année, je suis sûre de n’en perdre aucun.
Ensuite dans votre feuille Excel, vous avez une colonne pour la date de la transaction, la date de la transaction. Le plus simple, c’est de noter la date du retrait du crédit ou du débit. Donc soit il y a de l’argent qui rentre, soit il y a de l’argent qui sort. Vous pouvez noter cette date dans la première colonne: la date de la transaction. Ensuite, j’attribue un nom à chacune de ces pièces comptables, tous mes petits tickets ont un petit nom. Et sur ce petit nom, il y a un numéro et il y a un centre de coût parce que j’organise mes dépenses en catégorie, c’est à dire que j’ai une catégorie transport, j’ai une catégorie logiciel, j’ai une catégorie matériel. Ça me permet de savoir où part l’argent à la fin de l’année et d’avoir une bonne vue d’ensemble pour savoir si je veux économiser de l’argent, où est-ce que je peux économiser. Ensuite, il y a une case pour la description de la pièce comptable.
Ensuite, je note sur si c’est un crédit, il y a une colonne crédit débit où je dis si d’où ça part, d’où ça vient. Les options dans ces colonnes, ces deux colonnes débit, c’est soit un compte bancaire qui peut être mon compte en dollars, mon compte en euro, mon compte en ou mon compte professionnel en franc suisses, mon compte privé ou c’est un centre de coût. Chaque pièce comptable, je lui attribue une catégorie qui est mon centre de coût.
Pourquoi est-ce que je fais ça? Parce que dans notre comptabilité, on doit avoir une preuve de la transaction pour chaque transaction, de chaque compte en banque. Donc en fait, ces deux colonnes, elles me permettent de savoir exactement si dans ma comptabilité, il me manque une ligne. Par exemple, admettons qu’il y a une transaction dans mon compte professionnel en franc suisse. j’ai besoin d’avoir un moyen qui permette de savoir qu’il manque une pièce comptable. Pareil pour avoir mon bilan, où j’aime connaître, où part l’argent, dans quelle catégorie je peux faire des totaux annuels par catégorie, ce qui me permet de savoir OK, j’ai payé tant d’argent en logiciel, tant d’argent en marketing, etc.
Cela me permet d’avoir une vue aussi d’année en année où part l’argent et puis d’avoir un peu plus de pronostic, de prévision. Évidemment la première année c’est difficile parce qu’on n’a pas trop de vue d’ensemble de combien on va gagner, combien ça va nous coûter etc. D’année en année ensuite ça me permet de comparer OK est-ce que mes frais ont augmenté, ils ont descendu et si ça a énormément augmenté pourquoi?
Par exemple, admettons que vous ne souhaitiez pas travailler à la maison et que vous préfériez travailler dans un espace de coworking. Votre paiement à cet espace de coworking serait exactement sur votre comptabilité. En revanche, si vous préférez travailler à la maison, vous pouvez facturer un pourcentage de votre abonnement Internet à votre entreprise.
J’ai beaucoup de questions par rapport à ce qui va dans la comptabilité ou pas. Il y a beaucoup de gens qui me demandent ah mais j’ai une voiture est-ce que je peux mettre ma voiture personnelle dans ma comptabilité et je pense que il n’y a pas de réponse universelle. Mais il faut être un tout petit peu cohérent par rapport à votre par rapport à son mode de vie et par rapport à ses besoins.
Par exemple, il y a la question de la voiture. Et puis il y a aussi la question de ce qui est coupe de cheveux et habit est-ce que vous avez vraiment besoin est-ce que vous voyez les gens en personne. Par exemple, si vous avez un métier qui demande beaucoup de représentation, peut-être que ça fait du sens de vous accorder un budget vestimentaire.
Mais si vous avez un métier que vous faites essentiellement à distance ou avec un uniforme, ça ne pourra pas être cohérent.
J’essaie d’être très cohérente avec ça. Je suis quelqu’un qui aime bien se fixer des règles et avoir une éthique assez élevée. Donc j’essaie de me dire non, si je veux m’acheter un gadget électronique est-ce que c’est vraiment un gadget électronique qui a un sens pour mon entreprise par exemple. Sachant que si vous ne travaillez pas avec une fiduciaire, il n’y a personne qui va contrôler votre comptabilité. En gros, vous allez envoyer votre déclaration d’impôt et les impôts, ça passe ou ça casse. Les impôts regardent ce qui a été fait. Ils disent oui, ils disent non, ils changent un peu et puis parfois il arrive qu’on se fasse contrôler, donc là on aura un truc un peu extraordinaire où quelqu’un nous contacte et il va nous dire OK, j’aimerais creuser dans vos frais, pouvez-vous, me soumettre telle pièce, telle pièce, telle pièce.
Voilà c’était pour la comptabilité. Je voulais vous parler des logiciels comptables, des options, des feuilles Excel, Google, de comment gérer ces frais et de Qu’est ce que c’est un frais? pense que j’ai fait le tour et personnellement, vraiment, ce qui m’a servi, c’est de travailler avec une fiduciaire avec quelqu’un dont c’est la profession, la comptabilité, pour faire les choses vraiment correctement la première année et surtout d’essayer de m’y intéresser au maximum pour poser des questions. Finalement, c’est dans mon intérêt de savoir si, ayant mon local dans mon salon est-ce que c’est quelque chose que je peux passer une partie de de mon logement sur la comptabilité ou pas?
Il y a encore une chose qui est importante et qui m’a pas mal surprise parce qu’en tant que indépendante, la déclaration d’impôt change beaucoup par rapport aux salariées. En tant que salariée, on a le droit de déduire des frais si on mange hors de notre domicile. Par exemple, si on est salariée et qu’on a quatre jours de travail au bureau, on peut mettre un forfait pour les repas pris hors du domicile.
En tant qu’indépendantes, ça ne fonctionne pas comme ça. En tant que raison individuelle, si vous avez des frais, ça doit passer sur votre comptabilité. Par exemple si vous travaillez de la maison et que vous mangez à midi à la maison. vous n’avez pas de frais de nourriture qui sont comptés. Par exemple, admettons que vous travaillez à la maison, que vous vous déplaciez jusque dans un magasin, que vous achetiez votre dîner et que vous ayez un ticket, vous pouvez prendre en photo le ticket et le mettre dans votre comptabilité.
Il y a des petites choses comme ça qui diffèrent par rapport à la vie de salariée et de raison individuelle. Toutes les questions de forfait, de transport et de forfait de nourriture vraiment, maintenant, vous avez plus ça sur votre déclaration d’impôt. Ces cases, elles n’existent plus, on ne peut plus les cocher. Tout ce qui est frais d’entreprise, ça doit passer sur la comptabilité.
Voilà donc comme habituellement, vous retrouvez le contenu de cette épisode en mode transcription. Si vous préférez le lire sur Pilea.ch, j’y mettrai aussi des liens utiles pour vous aider à gérer ces premières étapes de votre comptabilité en tant que raison individuelle.
Je vous souhaite plein succès et je me réjouis de vous retrouver dans le prochain épisode.
